Sobre ações administrativas

O QUE SÃO ATAS, EDITAIS E DEMAIS PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

Prestar contas é dizer o que estamos fazendo e como estamos fazendo, o que pode se dar de forma cotidiana ou em ciclos, para fins operacionais. A prestação de contas tem um caráter mais relevante do que a transparência, a partir do momento que ela transcende a disponibilização de informações, constando desta a explicação do que foi feito na gestão, o como e o por quê, focado no receptor dessa mensagem.

Isso é bem diferente de apenas um amontoado de dados organizado em papeis. Já a nota de esclarecimento é um documento formal que tem como função esclarecer fatos ou expor motivos que levaram a uma decisão específica. Esse documento é geralmente usado por empresas e entidades, mas uma pessoa física também pode fazer uso dele.

É comum ver esse documento – na íntegra ou apenas uma menção – em veículos jornalísticos, pois é através dele que muitos órgãos respondem a acusações ou pedem desculpas por equívocos. Os memorandos são importantes ferramentas de comunicação entre diversos setores de uma empresa, instituição, associação, dentre outros. Em outras palavras, eles são correspondências oficiais muito frequentes no meio organizacional.

ATA

Atas são documentos textuais, escritos que possuem o registro dos assuntos abordados em reunião, seja de uma empresa, de uma associação de direito privado e etc. Servem como registros legais do que foi tratado em uma reunião, para garantir o fiel cumprimento do que ali foi acordado. A ata serve para armazenar os registros de assembleias e reuniões. Sua utilização geralmente é formal, e deve conter um conjunto de itens para serem caracterizadas como ata.

NOTAS

Quando organizações ou figuras públicas ficam expostas a escândalos, cenários de crise ou acusações, a imprensa é ágil no compartilhamento da notícia. Por isso, o gerenciamento de crise é importante na definição da imagem da empresa ou entidade. Visando amenizar os impactos negativos na mídia, a primeira atitude a ser feita pela assessoria de imprensa é a elaboração da nota de esclarecimento. Trata-se de um documento que pretende explicar a situação em pauta, desculpar-se por falhas ou responder a acusações, a fim de amenizar o retrato desfavorável da organização na mídia.

MEMORANDOS

É uma espécie de texto, um documento oficial, utilizado na transmissão de informações rápidas, em instituições do setor público ou privado, para tratar de assuntos internos ou externos de forma desburocratizada (objetiva). A sua divulgação pode ser física, quando são divulgados através de correspondência ou divulgações internas (publicado em murais de informações, por exemplo), ou eletrônica, através do envio de e-mail no correio eletrônico.

CONTAS

A finalidade de se prestar contas é demonstrar a autoridade delegante que os objetivos propostos foram cumpridos (resultados) e que esses processos guardaram adequação (conformidade) com as regras e princípios estabelecidos em um contexto mais amplo. Sim, pois se o recebedor de recursos descumpre as normas e princípios, a sua gestão terá consequências reflexas para todo o sistema, dentro do aspecto funcional do princípio da legalidade.